Recepcionista virtual con IA: qué puede hacer por tu centro y qué no

Lo que hace una recepción en un centro

Si lo piensas tarea por tarea, una recepción hace esto:

• Contestar a quien escribe o llama, y hacerlo pronto.
• Dar precios y explicar los servicios: cuánto dura, cuánto cuesta, qué incluye.
• Dar la cita en un hueco donde quepa ese servicio, y con la persona que toca.
• Cambiar o anular citas.
• Recordar la cita el día antes.
• Cobrar y recibir a la clienta en la puerta.

En un centro de una o dos personas, todo eso lo haces tú con las manos ocupadas. Y lo que más se escapa es lo primero: contestar a tiempo.

Lo que sí puede llevar una IA

Una IA bien montada en tu WhatsApp puede llevar casi todo lo que pasa por escrito:

• Contesta al momento, también de noche, en domingo o mientras estás en cabina.
• Dice precio y duración de cada servicio, sacados de tu lista, no inventados.
• Da la cita en un hueco libre de tu agenda y reserva lo que dura ese servicio, no un tiempo fijo.
• Cambia la cita en el mismo chat si la clienta no puede venir.
• Recuerda la cita el día antes.

La diferencia con un formulario de reserva es que la clienta escribe como te escribiría a ti («¿tienes algo el viernes por la tarde?») y no tiene que rellenar nada.

Lo que no hace (y conviene saberlo antes)

• No es una persona en la puerta. No recibe a nadie ni cobra en el mostrador.
• No siempre coge el teléfono. Hay recepcionistas virtuales que contestan llamadas con voz y otras que solo atienden por escrito. Pregunta cuál es la que te ofrecen.
• No debe dar consejos de salud. Si una clienta cuenta una reacción o un síntoma, lo correcto es que te avise a ti y no conteste por su cuenta.
• No debe inventar. Si le preguntan algo que no está en lo que le has dado, tiene que decir que te lo pasa, no improvisar una respuesta.

Antes de contratar una, pregunta esto

1. ¿Contesta desde mi número? Tus clientas te tienen guardada a ti.
2. ¿Dice que es un asistente? Es lo honesto, y evita que una clienta se sienta engañada.
3. ¿Qué hace cuando no sabe algo? La respuesta buena es «te avisa a ti».
4. ¿Veo yo las conversaciones? Tienes que poder leerlas y entrar en cualquier momento.
5. ¿Lo puedo probar antes de que conteste a nadie? Escríbele tú como si fueras una clienta difícil.
6. ¿Cuánto cuesta de verdad? Con IVA, con instalación y sin cobros por mensaje que no te hayan contado.

Cómo lo hace UIA

UIA es una recepcionista virtual por WhatsApp: contesta en el WhatsApp Business de tu centro, con tu número, y tú ves cada conversación en tu móvil.

• Contesta al momento, a cualquier hora, y dice que es un asistente.
• Da precio y duración de tus servicios y la cita solo en huecos libres de tu agenda, con lo que dura cada uno.
• Puede dar la cita con la persona del equipo que pide la clienta.
• Recuerda la cita a las seis de la tarde del día antes y la cambia en el mismo chat si hace falta.
• Al día siguiente de la visita, pide la reseña con el enlace de tu ficha de Google.
• Si alguien cuenta un síntoma o algo necesita a una persona, te avisa a ti.

Lo que no hace, dicho claro: no coge el teléfono, no escucha audios (a quien manda uno le pide que lo escriba) y no cobra ni pide señal. Si te llaman mucho, pon en tu contestador y en tu Instagram que las citas se piden por WhatsApp.

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