Seguridad y protección de datos

Lo que necesitas saber antes de poner los datos de tus clientas en UIA, en una página. Lo que obliga a cada parte está en la política de privacidad y en el contrato de encargado del tratamiento.

Dónde están los datos

En un servidor de Hetzner Online GmbH en su centro de datos de Helsinki (Finlandia), dentro de la Unión Europea. La base de datos, los archivos y el propio servicio corren ahí.

Quién puede verlos

• Cada centro ve solo sus datos. La separación no depende únicamente de la aplicación: la propia base de datos filtra cada fila por cuenta, de modo que un error en una pantalla no puede enseñar los datos de otro centro.
• Dentro de tu centro, cada persona entra con su usuario y su contraseña, y puede activar la verificación en dos pasos con una aplicación de autenticación (en su perfil).
• El equipo de UIA solo entra en tu cuenta para darte soporte: queda registrado y te llega un aviso.

Cifrado

• Todo el tráfico va cifrado (HTTPS).
• Las credenciales que guarda tu centro —la conexión con WhatsApp o con Google Calendar, o el enlace del calendario de tu programa de citas— se guardan cifradas con AES-256-GCM.
• Las contraseñas nunca se guardan en claro.

Copias de seguridad

Se hace una copia de la base de datos todos los días, se cifra en el propio servidor y se guarda fuera de él. Antes de cada actualización del servicio se hace otra, y no se actualiza si esa copia no sale completa. Y cada mes se restaura una copia en una base de datos aparte, para comprobar que está entera y se puede recuperar. Ninguna copia se guarda más de 30 días.

Inteligencia artificial

• El agente entiende los mensajes con reglas y solo consulta a un proveedor de inteligencia artificial lo que sus reglas no reconocen. Le envía el texto del mensaje, nunca el nombre ni el teléfono de la persona.
• Si un mensaje parece una urgencia, una consulta clínica o una reclamación, no sale a ningún proveedor de IA: se le pasa a una persona de tu centro. El agente no da consejo clínico.
• Puedes activar «solo reglas» y ningún mensaje saldrá a un proveedor de IA.
• Las notas de voz no se escuchan ni se transcriben: el agente pide que se escriba y avisa a tu centro, que la escucha en su WhatsApp.

El calendario de tu programa de citas

Si conectas el calendario que exporta tu programa de citas, UIA lo lee cada cinco minutos y de cada cita guarda solo cuándo empieza y cuándo acaba. El nombre, el tratamiento y las notas que vengan en él se descartan al leerlo y no se guardan en ningún sitio.

WhatsApp

El agente escribe por la API oficial de WhatsApp Business de Meta, con el número de tu centro. Tus conversaciones siguen en tu app de WhatsApp Business.

Proveedores que intervienen

Alojamiento (Hetzner, en la Unión Europea), copias cifradas fuera del servidor (Backblaze, en su región de la Unión Europea; no tiene la clave para abrirlas), WhatsApp (Meta), la inteligencia artificial del agente y del asistente (Anthropic, con sus modelos Claude), el correo (Google Workspace), Google Calendar si lo conectas, Stripe para el cobro y Sentry para vigilar errores. La lista completa, en el apartado 7 de la política de privacidad. Los que están fuera del Espacio Económico Europeo se amparan en las cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea o en el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU.

Soporte

Te atiende una persona de lunes a viernes, de 9:00 a 14:00 (hora peninsular), salvo festivos nacionales, por correo en contacto@uiacrm.com y por WhatsApp. La disponibilidad del servicio se vigila a todas horas de forma automática.

Si pasa algo

Si una brecha de seguridad afectara a los datos de tu centro, te lo comunicaríamos sin dilación y, como máximo, en 48 horas desde que tengamos constancia, con lo necesario para que puedas notificarlo a la autoridad.

Contrato de encargado

Al darte de alta aceptas el contrato de encargado del tratamiento, y queda guardado con su versión y su fecha. Lo puedes leer antes en esta página.

Al darte de baja

Se borra todo lo de tu centro: clientas, citas, conversaciones, archivos y tus datos de pago en la pasarela. Solo se conservan las facturas, porque la ley obliga a guardarlas, y el motivo de la baja.

Para cualquier duda sobre seguridad o protección de datos: contacto@uiacrm.com.