Tengo tres comerciales y cada uno agenda las visitas en su propio calendario, así que a veces dos quedan el mismo día a la misma hora para enseñar el mismo piso. ¿Cómo evito que se crucen sin llamarlos uno por uno para confirmar el hueco?
Centraliza las citas en un único calendario compartido por los tres comerciales, no en agendas personales, y usa un motor de disponibilidad que bloquee automáticamente el hueco en cuanto alguien reserva una visita. Así, cuando el segundo comercial intente agendar el mismo piso a la misma hora, el sistema le avisa antes de confirmar, sin necesidad de llamar a nadie.
- Tres comerciales trabajando con calendarios separados multiplica el riesgo de doble reserva sobre el mismo inmueble.
- Un margen de 10-15 minutos entre visitas evita cruces por retrasos aunque las citas no coincidan exactamente en el calendario.
- Los cruces de agenda se concentran en los pisos recién publicados y en los días de mayor actividad, típicamente los sábados.
- La sincronización con Google Calendar permite que cada comercial vea su agenda personal sin duplicar el apunte a mano.
Por qué se cruzan las visitas
El problema casi nunca es que los comerciales trabajen mal: es que cada uno mira solo su propio calendario. Si Juan tiene el suyo en Google Calendar, María lo lleva en papel y Pedro lo apunta en el móvil, nadie tiene la foto completa de qué pisos están comprometidos a qué hora. Con tres comerciales activos, las probabilidades de choque suben rápido: basta con que dos clientes interesados en el mismo piso llamen el mismo día.
La solución no es más disciplina, es un único punto de verdad
Pedirles que se avisen por WhatsApp antes de cuadrar una cita funciona dos semanas y luego se abandona, porque añade un paso manual a algo que ya es urgente para ellos (cerrar la visita con el cliente al teléfono). La solución estructural es que exista un solo calendario por inmueble o por oficina, visible para los tres, donde reservar un hueco lo bloquee automáticamente para los demás. No se trata de compartir pantallas, sino de que el propio sistema impida la doble reserva en el momento de guardarla, igual que no puedes reservar dos veces el mismo asiento de avión.
Qué debe cumplir esa agenda para que funcione de verdad
- Vista por inmueble, no solo por comercial. Necesitas poder ver, para un piso concreto, todas las visitas agendadas por cualquiera de los tres, no solo las tuyas.
- Bloqueo automático de solapes, no un simple aviso visual que se puede ignorar. Si el hueco ya está ocupado, no debería dejar guardar la cita sin elegir otra hora.
- Margen entre visitas. Diez o quince minutos de colchón entre una cita y la siguiente evitan que un retraso en la primera visita provoque un cruce real con la segunda, aunque en el calendario no coincidan exactamente.
- Sincronización con el calendario personal de cada comercial (Google Calendar u otro), para que no tengan que mirar dos sitios distintos ni duplicar el apunte a mano.
Qué hacer mientras tanto si no tienes esa herramienta
Si de momento seguís con calendarios separados, la mitigación más barata es designar una ficha compartida (una hoja de cálculo sirve) solo para los inmuebles con más de un interesado activo, y que cualquiera que agende una visita sobre esos pisos concretos la anote ahí antes de confirmar con el cliente. No sustituye a un sistema con bloqueo automático, pero reduce el riesgo mientras decides si merece la pena centralizarlo del todo.
Cuándo se nota más el problema
Los cruces se disparan en los pisos con más demanda (los que llevan pocos días en el portal) y en los días de más actividad, normalmente sábados por la mañana. Si ahí es donde más se repite el choque, empieza a centralizar por esos inmuebles antes de montar el sistema para toda la cartera.