Copiamos a mano cada pedido que llega por correo a Sage para generar el albarán, y con el volumen que manejamos se cuelan errores de referencias o cantidades. ¿Se puede automatizar esto sin montar un ERP nuevo?
Sí: UIA lee el pedido que llega por correo y rellena el albarán directamente en Sage, sin sustituir el programa. Antes de tocar nada en vivo se monta y se prueba con pedidos reales de la empresa, y funciona dos semanas en paralelo al equipo para comprobar que las referencias y cantidades coinciden antes de quedarse fija.
- La automatización funciona dos semanas en paralelo al proceso manual antes de quedarse fija
- El primer mes, una persona de la empresa revisa el trabajo antes de que se guarde en Sage
- Si algo falla, llega un aviso ese mismo día y el proceso a mano sigue disponible
- El análisis en uiacrm.com es gratis y muestra al momento horas y dinero dedicados a la tarea
Cómo se automatiza la lectura del pedido
UIA se conecta al correo (Outlook o Gmail) donde llegan los pedidos de los clientes y extrae referencias, cantidades y datos del comprador del propio mensaje o del adjunto. Con esa información rellena el albarán directamente en Sage, en el mismo lugar donde hoy lo teclea una persona, sin crear una base de datos aparte ni un ERP paralelo.
De dónde vienen los errores de referencias y cantidades
Copiar a mano un pedido detrás de otro, con prisa y volumen alto, es donde se cuelan los fallos: una referencia que se confunde con otra parecida, una cantidad mal transcrita. Al automatizar esa copia, el dato que entra en Sage es el mismo que llegó por correo, sin el paso intermedio donde se producía el error.
Antes de tocar nada en vivo
La automatización se monta y se prueba primero con pedidos reales de la empresa, no con datos de ejemplo. Se ve el resultado con un caso propio antes de conectarla al Sage de verdad. Después funciona dos semanas en paralelo al proceso a mano: el equipo sigue trabajando como siempre mientras se comprueba que lo generado coincide con lo que haría una persona. Solo se queda si cumple lo pactado por escrito.
Qué pasa si algo falla
Durante el primer mes, alguien de la empresa revisa el trabajo antes de que se guarde en Sage. Si algo no cuadra, llega un aviso ese mismo día y el proceso manual sigue ahí, listo para retomarlo en un minuto. UIA entra con un usuario con permisos limitados, nunca con la contraseña de una persona, y antes de empezar se firma confidencialidad y encargo de tratamiento.
Cómo saber cuánto cuesta este error hoy
En uiacrm.com hay un análisis gratis: unas preguntas sobre cómo se gestionan ahora los pedidos y cuántos se procesan al día, que muestran al momento cuántas horas y cuánto dinero se van en teclear albaranes a mano. A partir de ahí, una videollamada para ver cómo resolverlo en el caso concreto. El precio del proyecto se da por escrito después, y lo pagado por la auditoría se descuenta.