¿Cómo relleno los huecos que deja una cancelación de última hora en mi centro?

Cómo detecta el hueco

UIA no trabaja con una lista aparte de cancelaciones: consulta el mismo Google Calendar del centro que usa para dar citas nuevas. En cuanto una cita desaparece de ahí, ese tramo vuelve a estar disponible y el agente puede ofrecerlo como cualquier otro hueco libre. No hay que avisar a UIA ni marcar nada manualmente: basta con borrar o mover la cita en el calendario como se haría de todos modos.

A quién se lo ofrece

El hueco se ofrece por WhatsApp a quien esté pidiendo cita en ese momento o haya quedado pendiente de confirmar horario. El agente aplica la misma regla que para cualquier reserva: solo propone el hueco si la consulta al calendario confirma que está libre de verdad. Si el calendario no responde, no inventa una hora ni asume que el hueco sigue vacío; deriva la conversación a una persona del centro.

Qué pasa con la cita nueva

Si alguien acepta el hueco, el agente crea la cita directamente en el Google Calendar del centro, con el servicio pedido, el nombre y el teléfono. No hace falta copiarla ni confirmarla dos veces. Eso sí: UIA no escribe la cita en el programa de gestión del centro (Koibox, Flowww u otros). Si ese programa expone un enlace iCal, UIA lo lee para saber qué horas están ocupadas, pero quien apunta la cita ahí sigue siendo el centro.

Con varios profesionales

Si el centro tiene más de un profesional, cada uno tiene su propia agenda, y el agente sabe quién presta cada servicio. Un hueco que deja libre la cancelación de un tratamiento concreto solo se ofrece para ese servicio y con el profesional que lo hace, no con cualquiera que tenga la agenda libre a esa hora.

Lo que no cubre esta función

El agente no negocia precio ni inventa un descuento para incentivar que alguien ocupe el hueco: dice el precio del catálogo, igual que en cualquier otra reserva. Tampoco responde si una persona del centro ya está escribiendo en esa conversación; en ese caso calla y deja que lo resuelva el equipo.

Dónde está incluido

Rellenar huecos anulados forma parte del plan único, UIA Cita: 149 €/mes con el IVA incluido (123,14 € más IVA) más 149 € de instalación, o 1.480 € al año sin instalación. No hay periodo de prueba, pero sí garantía: si en 30 días el centro no recibe 5 citas, se devuelve el primer mes. El alta es por invitación, así que el primer paso es pedir acceso, no registrarse directamente.